This is  just a very short Blog Post but I thought it was important enough to post.

Since a few days I have a feeling of anxiety and stress. Even though I am following the rules of GTD and am doing weekly reviews. At least, I thought I was doing GTD. But then I took a small break to have a view from a distance and thought at what causes my fear. After a few minutes I think I found the reason. At least, I think that now, but we’ll see in a few days or weeks.

I had Actions that actually should be Projects, or should be split into several Actions. So now I am converting these actions to Projects or I make smaller chunks so i don’t have an action that can take 8 hours. This looks banal, but if you ask me, that’s what GTD is all about. Little banal tricks to make you more productive and Get Things Done.
These little thing make big things happen for me.

On May 11th Nozbe 2.0 for iPhone was released in the AppStore. As I was waiting for this version, I downloaded the moment I could. In this post I’ll try to explain the (new) features, what it means to you and me and what I think about it.

Nozbe for iPhone v2.0

The first thing that has changed is the logo. The logo is refreshed and I like it. Nothing more to say about that, it is just a nice logo. The home screen of the Nozbe 2.0 for iPhone has changed slightly. There was a great demand for an Inbox, and since it was implemented in a previous release of Nozbe on-line, it is also implemented in the iPhone App. For the rest, the menu remains the same except the Inbox is added (Inbox, Next Actions, Projects, Contexts, Calendar), but the layout has changed, and there are new icons.  The icons at the bottom of the page have the same functionality as the previous version, but for them who haven’t used Nozbe for iPhone before, there are 5 icons as you can see in the screenshots

I added 1 2 3 4 5 above the icons in the picture above. These figures match the list hereunder.

1. Go to the Home screen (this screen)
2. Show the Next Actions
3. Sync with Nozbe online
4. Add New action/Note/Project or Context (see extra screenshot) (Power Add Button)
5. Add an Action

screenshot of menu item 4 Power add Button:

Adding a new action (5) will add a new action in the current Project. You can enter a description and Edit the Details.
In the details you can easy check it as done, make a Next Action of that Action, assign it to somebody else (remark:your Project where you create this action in must be shared) or add a comment. It is also possible to change the Project, add one or more contexts, set a time for that action, enter a Due Date with or without an hour(extra screenshot) and there are very nice and easy to use buttons to set the due day to Next Monday, Tuesday, … of Next day, week, month or year) and you can also define a recurrence.

When adding a new Project, you can edit the details.
In these details you can specify a label, you can Share it and make it your Inbox.When you want to share the Project with somebody you didn’t share anything with before, you can invite that person via an email. This is all pretty straightforward.

Adding a note will bring you to the Edit note page, but it is strange that this doesn’t use the Inbox, but uses a random Project (at least, I didn’t found a pattern in it except it uses the same Project)

Adding New Context will allow you to create a new Context and assign an icon to it.

What does this mean?

It will definitely be easier to use Nozbe on an iPhone. The fact that you can use Nozbe on iPhone without having to create a Nozbe account might be a step forward to have somebody use it without registration, but then the price of the App would obstruct this advantage.

The navigation and collaboration features are really nice and being able to comment on your tasks might be useful in some cases.

Being able to sync files within the App is certainly a great feature. Now you carry your presentations, documents, .. with you, attached to the Project. I was only able to open a Word document (.doc) and a PDF. These files failed:  and docx, ppt(x)(s) failed when I created these document in my Office 2010. I could not open them in the iPhone App.

What I think :

This is definitely a fantastic step forward for Nozbe iPhone users. The new layout is easy to use and gives peace of mind. The collaboration functions (delegate) and comments is also a nice features.

The fact that you can carry files with you in your trusted GTD system would be just great if it worked like it should. I’m not quite sure if this is a Apple, Nozbe or Microsoft Office 2010 issue.

Since this is the first release of V2.0, there is some serious margin for improvements. Here is a list of improvements I would like to see.

Wish list: (in order of importance for me)

1. In the Next Actions overview the project should be listed somewhere (next to the Context icon?)
2. Integration with Evernote®
3. It should be possible to filter on context in the Next Actions overview.
4. Adding an action should also be possible in horizontal mode. Now it is just modifying an action that is horizontal-enable.
   In fact, I think the whole application should be available in horizontal mode
5. Notifications on iPhone (overview of what has a deadline that day)
6. Notification via irect message on Twitter, email, text, ..
7. Nozbe users should have the ability to upload their own icons,
8. The Help functions is acting not logical. It starts with the Add New Action, then moves left to the Sync, then left to Home, then right to Next Actions and then right to Add more. Even I move my finger each time from right to left on the screen.

verder gaan met lezen…

I was recently searching on the exact syntax to add Actions and/or to email them so they’ll arrive , with or without notes in the Inbox or in a Project in Nozbe.

On the Nozbe blog there were several posts that refer to each other and my purpose is to create this one page overview with everything you need to know when sending email to Nozbe. Since GTD is also about having an ubiquitous capturing tool, this is the ubiquitous Email to Nozbe page.

So, here is my overview of everything you need to know when sending emails to Nozbe.

First of all, it’s important to understand the “Nozbe language”

Syntax

The syntax for a (Next)action is simple

Example:
Write a blog post about Email and Nozbe #blog @computer @home on today %30 min !

You just have to follow this syntax :

• #projectname : Add a # sign before the name of the project
• @context : Add a @sign before the context. Multiple contexts can be used.
• dates : write the date in the action like ‘On today’ , ‘ on tomorrow’, ‘next week’, ‘on June 18”. Nozbe understands these all. If you use a date, you also need to use “on” or “at” before the date. If you use next week or  next month,  you don’t need to use the prefix.

verder gaan met lezen…

Today Michael Sliwinski  posted a new blog post on Nozbe.

For me the interesting part (at this moment) is the paragraph about the new iPhone. Nozbe has set up a partnership with Macoscope, a Polish software house that is specialized in development for the Apple platform.

The last modifications were done and the new Nozbe iPhone application is submitted to the Appstore. I can’t wait to start using it. It will be a paying App, and I hope it will not cost too much, but it will definitely add value to the Nozbe application. I’m currently using the version 1.0.2 which is a quite simple application that lacks lots of functionality. verder gaan met lezen…

Onze verontschuldigingen, dit bericht is alleen beschikbaar in English.

Sinds enkele weken volg ik #GTD op Twitter en er zijn veel vragen van welke software (op het web) je kan gebruiken.  Daarom heb ik enkele screenshots van mijn RememberTheMilk configuratie genomen zodat je het verschil tussen de standaard RememberTheMilk en de aangepaste duidelijk kan zien. De aanpassing zijn gedaan met Greasemonkey scripts. Daarom zijn ze alleen werken op een op basis van Firefox-browser.

In mijn RTM configuratie gebruik ik 3 Greasemonkey scripts.

1. Remember The Milk – Tag Cloud Colorizer
2. Remember The Milk – Keep Cloud Visible
3. Remember The Milk – display keyboard shortcuts

Hieronder kan je een screenshot zien (Figure1)  hoe de standaard RememberTheMilk eruit ziet, zonder aanpassingen. Veel mensen op Twitter (inclusief mijzelf) vinden deze interface niet erg gebruiksvriendelijk, zeker niet als je met de verticale verantwoordelijkheids niveaus van Getting Things Done (GTD) werkt. (Actions, Projecten, Areas of responsibility, Goals, Visie, Life goals). verder gaan met lezen…

Eén van de basisprincipes van Getting  Things Done is het hebben van een Mind like water. Je hersenen zijn zeer goed voor het hebben van ideeën, niet voor het houden ervan. Daarom moet je trachten zoveel mogelijk te verzamelen en bij te houden in een systeem dat je vertrouwd.

 Let op, dit vergt enige aanpassing in je algemene manier van werken, en je moet je ‘trusted system’ een kans geven, want het duurt ongeveer 20 dagen voor je aangepast bent aan een verandering.

Lees eerst even dit artikel (in het Engels) voor je van start gaat met de mindsweep

Hier kan je enkele tips vinden voor een Mindsweep.  Dit artikel is gebaseerd op een live Twitter sessie van   @GTDCoachKelly  via @GTDSpecialEvent

• Neem pen en papier, of een andere vorm om je gedachten te noteren.
• We gaan enkel verzamelen, niet analyseren, verwerken of organiseren…..  ENKEL  schrijven
• De primaire vraag die je jezelf moet stellen: Waar gaat mijn aandacht naartoe?
• Begin nu met op te schrijven naar waar je aandacht gaat.
• Zijn er vergaderingen die eraan zitten te komen. Of een project, een installatie bij een klant?
• Vraagt je vriendin, vrouw, man, kind of andere familie je  aandacht?
• Niet beginnen nadenken over wat je nu noteert. Niet denken aan wat je op dit moment aan het doen bent voor sommige aandachtspunten.
• Zijn er bepaalde zaken betreffende je gezondheid die je wel aan het doen bent in je hoofd, maar nog niets voor gedaan hebt
• Zijn er zaken die je toch al ergens genoteerd hebt, noteer ze nogmaals je deze mindsweep.
• Moet je iets doen voor je uitrusting, computer, laptop, ….
• Kijk nu rond naar de ruimte waar je nu zit (bureau?). Wat is er niet EXACT zoals jij het zou willen. Noteer het
• Heb geen bang om ZO VEEL mogelijk, zoniet alles te noteren omdat je bang bent van de werklast. Je kan altijd zaken parkeren voor later.
• Hoe zit het met je Inbox? Of je Sent Emails? Scan deze om te zien dat er geen e-mails zijn die je aandacht vragen (bewust of onbewust)
• Bekijk nu je kalender. Ga een paar weken terug in de tijd en een paar weken in de toekomst. Verzamel zoveel mogelijk informatie.
• Verjaart er iemand binnenkort, of moet je Kerstcadeaus kopen. Noteer het!
• Als je veel tijd hebt: Wat roept je aandacht als je van kamer naar kamer gaat. Noteer het. (of ga virtueel van kamer naar kamer)
• Wees niet bang voor een grote, lange lijst. Je mind zal je dankbaar zijn!
• Je moet niet alles morgen uitgevoerd hebben J
• Is er iets dat je ooit wel eens wilt doen, noteer het (bvb. Spaans leren, parachutesprong doen, …)

 Je hebt nu enkel verzameld. Nu moet je voor al deze zaken verwerken en organiseren. Dit kost ook tijd, maar het is de moeite waard, anders is de Mindsweep waardeloos.

De volgende stap in de workflow is organiseren.

Je organiseert alles in lijsten zodat je de openstaande acties kan opvolgen. Het maakt eigenlijk echt niet uit waar deze lijst is. Je kan ze bijhouden op je computer, op een PDA, op je IPhone, op papier of je kan ze zelfs op je benen schrijven (het maakt uiteraard wel uit voor jezelf als je ze op je benen schrijft ), zolang dat je de lijst(en) maar hebt. Ik zal in een volgende post mijn GTD installatie beschrijven.

Next actions

Alle next actions zijn verzameld en staan genoteerd in deze lijst. Je kan (en ik raad het sterk aan) een context voorzien voor deze next actions. De context is extra informatie over hoe, waar of waarmee je deze next action kan voltooien. Enkele voorbeelden :

• Op kantoor
• aan de telefoon
• aan de computer
• op het internet
• in de winkel

Waarom is deze context belangrijk? Stel je hebt net een goede lunch meeting gehad, maar op moment dat je terug op kantoor bent gaat al je beschikbare energie naar je spijsvertering. Dit is misschien een goed moment om wat telefoontjes te doen. Enkele low level, low brainpower telefoongesprekken die je dan kan voltooien en afpunten op je lijst.  Je neemt dus de lijst next action met context aan de telefoon en voila, daar heb je een overzicht van alle telefoongesprekken die je nog moet voeren.

Een algemene regel is dat je energieniveau ook zeer belangrijk is. Zowel je lichamelijke als je psychologische energie. Als je energieniveau en je denkkracht nog de grootte heeft van een insect, wat moet je dan doen. Dingen die je kan doen met deze niveaus van energie of denkkracht. Vul je nietjesmachine bij, of geef je planten in kantoor water (wacht niet tot ze afgestorven zijn) Geloof me, als je dit niet doet zal je op een bepaalde dag, wanneer je een overvloed aan energie en denkkracht hebt een document afdrukken, en dit document moet je meenemen naar een superbelangrijke vergadering maar je moet het eerst nog nieten. Net dan merk je dat je nietjesmachine zonder nietjes staat te staan op je bureau. –> STRESS.
Of ineens merk je op dat alle planten in je kantoor dood zijn…
Gebruik je ‘braindead’ momenten goed

Project

Als de voltooing van iets meer dan 2 next actions vereist, is het een project. Yep, soms moet ik zelf nog aan dit idee wennen, maar het is wel iets dat werkt. Deze projecten dien je regelmatig na te kijken om zeker te zijn dat elk project zijn next action heeft om het project verder te sturen richting voltooing.

Waiting for

Op deze lijst houd je alle actions bij die je gedelegeerd hebt naar iemand anders. Via deze lijst kan je deze acties allemaal opvolgen en indien nodig een herinnering sturen.

Someday/Maybe

Dit is de lijst bevat  eigenlijk niet ‘actionable’ zaken die je misschien later zou kunnen doen. bvb ‘informatie zoeken voor een reis naar Peru’ of ‘leren ontwikkelen op SharePoint’

De kalender

Je kalender gebruik je om je afspraken bij te houden. De opvulling ervan is eigenlijk een zeer groot glas waat je stenen in legt. Tussen de stenen is er nog plaats voor kleine keitjes , en daarna is er nog plaats voor zand en daarna nog voor water. Dus je agenda bevat de ‘grote’ zaken. Plan nooit meer dan 60% van je dag, want als je dit wel doet ga je serieuze problemen krijgen als er iets of iemand tussenkomt.

Wat staat er nog in je kalender? Alles dat zou sterven (ik vind de uitspraak ‘Anything that would die’ zo goed dat ik ze in het Nederlands gewoon letterlijk vertaal maar het klinkt veel serieuzer in het Engels). Dus alles dat een negatief gevolg kan hebben als je het niet voltooid voor een bepaald tijdstip. Alle deadline gestuurde acties dus.

Wat betekent de next action eigenlijk?

De next action is de eerstvolgende fysieke activiteit die  je moet uitvoeren om de huidige situatie te laten evolueren naar uitgevoerd.

Enkele voorbeelden van next actions :

• Bespreek met David om het boek te bestellen dat wij nodig hebben  (verhoog de competentie)
• Bel Vanessa om een vergadering te plannen over onze marketing activiteiten voor volgende maand  (marketing campagne juli 2009)
• Maak een Mindmap over de onderwerpen waarover ik kan bloggen   (update mijn blog)

Deze acties zijn effectief fysieke acties die uitgevoerd moeten worden. Als ik ze uitvoer, zal dat het project waarvoor ze dienen richting voltooiing sturen. (een voorbeeld van een project is naast de next actions genoteerd tussen haakjes in de lijst hierboven)

Het basis idee is dus dat een project bestaat uit meerdere next actions, maar alles, of alle projecten hebben een next action nodig om voltooid te geraken.

We hebben allemaal enorm veel stuff. Stuff is om het even wat dat ergens rondom je heen ligt/staat, is. (Op je bureau, in je hoofd, in je postvak in, …) en op deze stuff is nog geen actie gedefinieerd.

Wanneer je al je stuff verzameld hebt (collect) moet je er iets mee doen. Eigenlijk is dit een steeds lopend process want je verzameld constant stuff, en je moet er steeds iets mee doen.
In de verwerkfase (process) ga je bepalen wat je met de stuff gaat doen.

Ten eerste moet je bepalen als je een actie kan hangen aan de stuff. Als je er geen actie aan kan vasthangen heb je de jeuze uit deze drie mogelijkheden:

• Gooi het weg, verwijder het  (vergeet de DEL toets niet op je computer), of
• Plaats het op een someday/maybe lijst, of
• berg het op als referentiemateriaal

Kan je er wel een actie aan hangen, dan moet je bepalen wat de volgende actie (Next Action) is. Het antwoord op de vraag ‘Kan ik er een actie aan hangen” kan enkel JA of  Neen zijn.

Als de Next Action minder dan 2 minuten duurt om uit te voeren, doe het dan ineens.

Als de actie meer dan 2 minuten zal duren, kan je het op je (project) lijst zetten en daarna delegeren of uitstellen. Indien je het delegeert, vergeet dan niet deze actie op je Wachtend op (Waiting for) lijst te zetten, zodat je dit ook kan opvolgen. Als je het uitstelt, kan je het in je kalender plaatsen (als het een ‘dagspecifieke’ actie is) of laat je het op je project lijst staan als een Next Action.

Oh ja, deze regels moet je absoluut ook volgen :

• Laat je niet afleiden door stuff tijdens de verwerking. Behandel het stuk  per stuk, een voor een.
• Leg nooit iets terug in IN