We hebben allemaal enorm veel stuff. Stuff is om het even wat dat ergens rondom je heen ligt/staat, is. (Op je bureau, in je hoofd, in je postvak in, …) en op deze stuff is nog geen actie gedefinieerd.

Wanneer je al je stuff verzameld hebt (collect) moet je er iets mee doen. Eigenlijk is dit een steeds lopend process want je verzameld constant stuff, en je moet er steeds iets mee doen.
In de verwerkfase (process) ga je bepalen wat je met de stuff gaat doen.

Ten eerste moet je bepalen als je een actie kan hangen aan de stuff. Als je er geen actie aan kan vasthangen heb je de jeuze uit deze drie mogelijkheden:

• Gooi het weg, verwijder het  (vergeet de DEL toets niet op je computer), of
• Plaats het op een someday/maybe lijst, of
• berg het op als referentiemateriaal

Kan je er wel een actie aan hangen, dan moet je bepalen wat de volgende actie (Next Action) is. Het antwoord op de vraag ‘Kan ik er een actie aan hangen” kan enkel JA of  Neen zijn.

Als de Next Action minder dan 2 minuten duurt om uit te voeren, doe het dan ineens.

Als de actie meer dan 2 minuten zal duren, kan je het op je (project) lijst zetten en daarna delegeren of uitstellen. Indien je het delegeert, vergeet dan niet deze actie op je Wachtend op (Waiting for) lijst te zetten, zodat je dit ook kan opvolgen. Als je het uitstelt, kan je het in je kalender plaatsen (als het een ‘dagspecifieke’ actie is) of laat je het op je project lijst staan als een Next Action.

Oh ja, deze regels moet je absoluut ook volgen :

• Laat je niet afleiden door stuff tijdens de verwerking. Behandel het stuk  per stuk, een voor een.
• Leg nooit iets terug in IN