De volgende stap in de workflow is organiseren.
Je organiseert alles in lijsten zodat je de openstaande acties kan opvolgen. Het maakt eigenlijk echt niet uit waar deze lijst is. Je kan ze bijhouden op je computer, op een PDA, op je IPhone, op papier of je kan ze zelfs op je benen schrijven (het maakt uiteraard wel uit voor jezelf als je ze op je benen schrijft 
), zolang dat je de lijst(en) maar hebt. Ik zal in een volgende post mijn GTD installatie beschrijven.
Next actions
Alle next actions zijn verzameld en staan genoteerd in deze lijst. Je kan (en ik raad het sterk aan) een context voorzien voor deze next actions. De context is extra informatie over hoe, waar of waarmee je deze next action kan voltooien. Enkele voorbeelden :
- Op kantoor
- aan de telefoon
- aan de computer
- op het internet
- in de winkel
Waarom is deze context belangrijk? Stel je hebt net een goede lunch meeting gehad, maar op moment dat je terug op kantoor bent gaat al je beschikbare energie naar je spijsvertering. Dit is misschien een goed moment om wat telefoontjes te doen. Enkele low level, low brainpower telefoongesprekken die je dan kan voltooien en afpunten op je lijst. Je neemt dus de lijst next action met context aan de telefoon en voila, daar heb je een overzicht van alle telefoongesprekken die je nog moet voeren.
Een algemene regel is dat je energieniveau ook zeer belangrijk is. Zowel je lichamelijke als je psychologische energie. Als je energieniveau en je denkkracht nog de grootte heeft van een insect, wat moet je dan doen. Dingen die je kan doen met deze niveaus van energie of denkkracht. Vul je nietjesmachine bij, of geef je planten in kantoor water (wacht niet tot ze afgestorven zijn) Geloof me, als je dit niet doet zal je op een bepaalde dag, wanneer je een overvloed aan energie en denkkracht hebt een document afdrukken, en dit document moet je meenemen naar een superbelangrijke vergadering maar je moet het eerst nog nieten. Net dan merk je dat je nietjesmachine zonder nietjes staat te staan op je bureau. –> STRESS.
Of ineens merk je op dat alle planten in je kantoor dood zijn…
Gebruik je ‘braindead’ momenten goed
Project
Als de voltooing van iets meer dan 2 next actions vereist, is het een project. Yep, soms moet ik zelf nog aan dit idee wennen, maar het is wel iets dat werkt. Deze projecten dien je regelmatig na te kijken om zeker te zijn dat elk project zijn next action heeft om het project verder te sturen richting voltooing.
Waiting for
Op deze lijst houd je alle actions bij die je gedelegeerd hebt naar iemand anders. Via deze lijst kan je deze acties allemaal opvolgen en indien nodig een herinnering sturen.
Someday/Maybe
Dit is de lijst bevat eigenlijk niet ‘actionable’ zaken die je misschien later zou kunnen doen. bvb ‘informatie zoeken voor een reis naar Peru’ of ‘leren ontwikkelen op SharePoint’
De kalender
Je kalender gebruik je om je afspraken bij te houden. De opvulling ervan is eigenlijk een zeer groot glas waat je stenen in legt. Tussen de stenen is er nog plaats voor kleine keitjes , en daarna is er nog plaats voor zand en daarna nog voor water. Dus je agenda bevat de ‘grote’ zaken. Plan nooit meer dan 60% van je dag, want als je dit wel doet ga je serieuze problemen krijgen als er iets of iemand tussenkomt.
Wat staat er nog in je kalender? Alles dat zou sterven (ik vind de uitspraak ‘Anything that would die’ zo goed dat ik ze in het Nederlands gewoon letterlijk vertaal maar het klinkt veel serieuzer in het Engels). Dus alles dat een negatief gevolg kan hebben als je het niet voltooid voor een bepaald tijdstip. Alle deadline gestuurde acties dus.
