Onze verontschuldigingen, dit bericht is alleen beschikbaar in English.

Sinds enkele weken volg ik #GTD op Twitter en er zijn veel vragen van welke software (op het web) je kan gebruiken.  Daarom heb ik enkele screenshots van mijn RememberTheMilk configuratie genomen zodat je het verschil tussen de standaard RememberTheMilk en de aangepaste duidelijk kan zien. De aanpassing zijn gedaan met Greasemonkey scripts. Daarom zijn ze alleen werken op een op basis van Firefox-browser.

In mijn RTM configuratie gebruik ik 3 Greasemonkey scripts.

1. Remember The Milk – Tag Cloud Colorizer
2. Remember The Milk – Keep Cloud Visible
3. Remember The Milk – display keyboard shortcuts

Hieronder kan je een screenshot zien (Figure1)  hoe de standaard RememberTheMilk eruit ziet, zonder aanpassingen. Veel mensen op Twitter (inclusief mijzelf) vinden deze interface niet erg gebruiksvriendelijk, zeker niet als je met de verticale verantwoordelijkheids niveaus van Getting Things Done (GTD) werkt. (Actions, Projecten, Areas of responsibility, Goals, Visie, Life goals). Lees meer…

Microsoft® heeft een whitepaper uitgebracht over Business productiviteit voor  SharePoint® met Office.

Dit document toont aan hoe 2 producten , Microsoft ® Office and Microsoft SharePoint ®, samenwerken aan het krachtige design dat Microsoft Business Productivity Infrastructure (BPI) noemt.

De BPI benadering suggereert dat enkel door te denken op een gebruikerswens (bvb. “Wat willen de gebruikers doen?”) en door het toevoegen van de juiste aspecten van het vermogen van Client, Servers en Services, de desktopapplicaties kunnen ontwikeld worden die ook een rijke omgeving ter beschikking kan stellen voor de Information Workers.

Dit document beschrijft hoe de 2010, 2007, and 2003 versies van Office samenwerken met de 2010, 2007, and 2003 versies van SharePoint. Hoewel we een overzicht wordt aangeboden van de manier waarop Office en SharePoint samenwerken in oudere versies, richt dit document richt zich op de integratie van functies van Microsoft Office 2010 met Microsoft SharePoint 2010.

De scenarios in dit document tonen voorbeelden over hoe SharePoint 2010 en Office 2010 waarde kunnen toevoegen op volgende gebieden:

• Samenwerken zonder compromis,
• Ideëen tot leven brengen,
• Toegang tot alles van overal,
• Het practische IT platform

Download dit document op http://go.microsoft.com/?linkid=9690494

Het is een mooie dag vandaag. 2 dagen eerder dan verwacht is de SharePoint 2010 BETA gereleased. Je kan ze downloaden op de MSDN website (op voorwaarde dat je een MSDN abonnement hebt)

Dus, als je een MSDN abo hebt, kan je SharePoint 2010 downloaden via deze link https://msdn.microsoft.com/en-gb/subscriptions/securedownloads/default.aspx

SharePoint Designer 2010 BETA , SharePoint Foundations 2010 BETA (WSS 4.0) en Office 2010 BETA zijn ook gereleased. Happy downloading and experimenting!

Ohja.. Er zijn toch wel wat probleempjes. Voorlopig geen Win2k8 R2 installatie mogelijk
lees vooral http://bit.ly/2rNgl8 voor je je in dit avontuur stort

Eén van de basisprincipes van Getting  Things Done is het hebben van een Mind like water. Je hersenen zijn zeer goed voor het hebben van ideeën, niet voor het houden ervan. Daarom moet je trachten zoveel mogelijk te verzamelen en bij te houden in een systeem dat je vertrouwd.

 Let op, dit vergt enige aanpassing in je algemene manier van werken, en je moet je ‘trusted system’ een kans geven, want het duurt ongeveer 20 dagen voor je aangepast bent aan een verandering.

Lees eerst even dit artikel (in het Engels) voor je van start gaat met de mindsweep

Hier kan je enkele tips vinden voor een Mindsweep.  Dit artikel is gebaseerd op een live Twitter sessie van   @GTDCoachKelly  via @GTDSpecialEvent

• Neem pen en papier, of een andere vorm om je gedachten te noteren.
• We gaan enkel verzamelen, niet analyseren, verwerken of organiseren…..  ENKEL  schrijven
• De primaire vraag die je jezelf moet stellen: Waar gaat mijn aandacht naartoe?
• Begin nu met op te schrijven naar waar je aandacht gaat.
• Zijn er vergaderingen die eraan zitten te komen. Of een project, een installatie bij een klant?
• Vraagt je vriendin, vrouw, man, kind of andere familie je  aandacht?
• Niet beginnen nadenken over wat je nu noteert. Niet denken aan wat je op dit moment aan het doen bent voor sommige aandachtspunten.
• Zijn er bepaalde zaken betreffende je gezondheid die je wel aan het doen bent in je hoofd, maar nog niets voor gedaan hebt
• Zijn er zaken die je toch al ergens genoteerd hebt, noteer ze nogmaals je deze mindsweep.
• Moet je iets doen voor je uitrusting, computer, laptop, ….
• Kijk nu rond naar de ruimte waar je nu zit (bureau?). Wat is er niet EXACT zoals jij het zou willen. Noteer het
• Heb geen bang om ZO VEEL mogelijk, zoniet alles te noteren omdat je bang bent van de werklast. Je kan altijd zaken parkeren voor later.
• Hoe zit het met je Inbox? Of je Sent Emails? Scan deze om te zien dat er geen e-mails zijn die je aandacht vragen (bewust of onbewust)
• Bekijk nu je kalender. Ga een paar weken terug in de tijd en een paar weken in de toekomst. Verzamel zoveel mogelijk informatie.
• Verjaart er iemand binnenkort, of moet je Kerstcadeaus kopen. Noteer het!
• Als je veel tijd hebt: Wat roept je aandacht als je van kamer naar kamer gaat. Noteer het. (of ga virtueel van kamer naar kamer)
• Wees niet bang voor een grote, lange lijst. Je mind zal je dankbaar zijn!
• Je moet niet alles morgen uitgevoerd hebben J
• Is er iets dat je ooit wel eens wilt doen, noteer het (bvb. Spaans leren, parachutesprong doen, …)

 Je hebt nu enkel verzameld. Nu moet je voor al deze zaken verwerken en organiseren. Dit kost ook tijd, maar het is de moeite waard, anders is de Mindsweep waardeloos.

De volgende stap in de workflow is organiseren.

Je organiseert alles in lijsten zodat je de openstaande acties kan opvolgen. Het maakt eigenlijk echt niet uit waar deze lijst is. Je kan ze bijhouden op je computer, op een PDA, op je IPhone, op papier of je kan ze zelfs op je benen schrijven (het maakt uiteraard wel uit voor jezelf als je ze op je benen schrijft ), zolang dat je de lijst(en) maar hebt. Ik zal in een volgende post mijn GTD installatie beschrijven.

Next actions

Alle next actions zijn verzameld en staan genoteerd in deze lijst. Je kan (en ik raad het sterk aan) een context voorzien voor deze next actions. De context is extra informatie over hoe, waar of waarmee je deze next action kan voltooien. Enkele voorbeelden :

• Op kantoor
• aan de telefoon
• aan de computer
• op het internet
• in de winkel

Waarom is deze context belangrijk? Stel je hebt net een goede lunch meeting gehad, maar op moment dat je terug op kantoor bent gaat al je beschikbare energie naar je spijsvertering. Dit is misschien een goed moment om wat telefoontjes te doen. Enkele low level, low brainpower telefoongesprekken die je dan kan voltooien en afpunten op je lijst.  Je neemt dus de lijst next action met context aan de telefoon en voila, daar heb je een overzicht van alle telefoongesprekken die je nog moet voeren.

Een algemene regel is dat je energieniveau ook zeer belangrijk is. Zowel je lichamelijke als je psychologische energie. Als je energieniveau en je denkkracht nog de grootte heeft van een insect, wat moet je dan doen. Dingen die je kan doen met deze niveaus van energie of denkkracht. Vul je nietjesmachine bij, of geef je planten in kantoor water (wacht niet tot ze afgestorven zijn) Geloof me, als je dit niet doet zal je op een bepaalde dag, wanneer je een overvloed aan energie en denkkracht hebt een document afdrukken, en dit document moet je meenemen naar een superbelangrijke vergadering maar je moet het eerst nog nieten. Net dan merk je dat je nietjesmachine zonder nietjes staat te staan op je bureau. –> STRESS.
Of ineens merk je op dat alle planten in je kantoor dood zijn…
Gebruik je ‘braindead’ momenten goed

Project

Als de voltooing van iets meer dan 2 next actions vereist, is het een project. Yep, soms moet ik zelf nog aan dit idee wennen, maar het is wel iets dat werkt. Deze projecten dien je regelmatig na te kijken om zeker te zijn dat elk project zijn next action heeft om het project verder te sturen richting voltooing.

Waiting for

Op deze lijst houd je alle actions bij die je gedelegeerd hebt naar iemand anders. Via deze lijst kan je deze acties allemaal opvolgen en indien nodig een herinnering sturen.

Someday/Maybe

Dit is de lijst bevat  eigenlijk niet ‘actionable’ zaken die je misschien later zou kunnen doen. bvb ‘informatie zoeken voor een reis naar Peru’ of ‘leren ontwikkelen op SharePoint’

De kalender

Je kalender gebruik je om je afspraken bij te houden. De opvulling ervan is eigenlijk een zeer groot glas waat je stenen in legt. Tussen de stenen is er nog plaats voor kleine keitjes , en daarna is er nog plaats voor zand en daarna nog voor water. Dus je agenda bevat de ‘grote’ zaken. Plan nooit meer dan 60% van je dag, want als je dit wel doet ga je serieuze problemen krijgen als er iets of iemand tussenkomt.

Wat staat er nog in je kalender? Alles dat zou sterven (ik vind de uitspraak ‘Anything that would die’ zo goed dat ik ze in het Nederlands gewoon letterlijk vertaal maar het klinkt veel serieuzer in het Engels). Dus alles dat een negatief gevolg kan hebben als je het niet voltooid voor een bepaald tijdstip. Alle deadline gestuurde acties dus.

Wat betekent de next action eigenlijk?

De next action is de eerstvolgende fysieke activiteit die  je moet uitvoeren om de huidige situatie te laten evolueren naar uitgevoerd.

Enkele voorbeelden van next actions :

• Bespreek met David om het boek te bestellen dat wij nodig hebben  (verhoog de competentie)
• Bel Vanessa om een vergadering te plannen over onze marketing activiteiten voor volgende maand  (marketing campagne juli 2009)
• Maak een Mindmap over de onderwerpen waarover ik kan bloggen   (update mijn blog)

Deze acties zijn effectief fysieke acties die uitgevoerd moeten worden. Als ik ze uitvoer, zal dat het project waarvoor ze dienen richting voltooiing sturen. (een voorbeeld van een project is naast de next actions genoteerd tussen haakjes in de lijst hierboven)

Het basis idee is dus dat een project bestaat uit meerdere next actions, maar alles, of alle projecten hebben een next action nodig om voltooid te geraken.

We hebben allemaal enorm veel stuff. Stuff is om het even wat dat ergens rondom je heen ligt/staat, is. (Op je bureau, in je hoofd, in je postvak in, …) en op deze stuff is nog geen actie gedefinieerd.

Wanneer je al je stuff verzameld hebt (collect) moet je er iets mee doen. Eigenlijk is dit een steeds lopend process want je verzameld constant stuff, en je moet er steeds iets mee doen.
In de verwerkfase (process) ga je bepalen wat je met de stuff gaat doen.

Ten eerste moet je bepalen als je een actie kan hangen aan de stuff. Als je er geen actie aan kan vasthangen heb je de jeuze uit deze drie mogelijkheden:

• Gooi het weg, verwijder het  (vergeet de DEL toets niet op je computer), of
• Plaats het op een someday/maybe lijst, of
• berg het op als referentiemateriaal

Kan je er wel een actie aan hangen, dan moet je bepalen wat de volgende actie (Next Action) is. Het antwoord op de vraag ‘Kan ik er een actie aan hangen” kan enkel JA of  Neen zijn.

Als de Next Action minder dan 2 minuten duurt om uit te voeren, doe het dan ineens.

Als de actie meer dan 2 minuten zal duren, kan je het op je (project) lijst zetten en daarna delegeren of uitstellen. Indien je het delegeert, vergeet dan niet deze actie op je Wachtend op (Waiting for) lijst te zetten, zodat je dit ook kan opvolgen. Als je het uitstelt, kan je het in je kalender plaatsen (als het een ‘dagspecifieke’ actie is) of laat je het op je project lijst staan als een Next Action.

Oh ja, deze regels moet je absoluut ook volgen :

• Laat je niet afleiden door stuff tijdens de verwerking. Behandel het stuk  per stuk, een voor een.
• Leg nooit iets terug in IN

Stuff is all over. One of the basic principles of GTD is get everything out of your head, into a trusted system. I’ll explain more about my trusted system in a separate post.

Stuff is anything that you have allowed into your life (logical or physical), that doesn’t belong where it actually is, and you haven’t defined the desired outcome yet. It can occur to you in digital format, paper, email, voicemail, a small not you found in your jacket or it might be just stuff in your head.

But what does get it out of your head actually means? We’ll its a simple as can be, get it out of your head, and put in on paper. You can decide what you do with the paper later, but first get it from your head to a paper.

When my wife explained her ‘’lists’ to me, I laughed. She inherited this behaviour of making lists from her father who has worked as a HR manager. The reason I laughed with this was because the methodology was not the correct one for me. She worked with a Todo list, and for me a simple todo list doesn’t work. I needed more.

Now, how can you empty your personal in-basket (your head) and actually do something with it? Put it on paper. The moment you put it on paper, it’s out of your mind.
And maybe you know, but your mind has no idea of time. Is has no clue of today, tomorrow or in a few months. The moment you open a loop (you start by engaging yourself to do something), it reacts like you should be doing that all the time, until it is marked as complete. Imagine what that does when you open 2 loops. Or maybe you are a crazy maker and your mind thinks you should be handling 50 tasks or 1000.

May I suggest you stop reading for 3 minutes and  execute this exercise : write down 5 current things that are on your mind at this moment. Really think good about it.

When you have written this small list down, how did you feel? I bet you felt some degree of positive emotion like relief, release, but possibly you also felt felt frustration, guilt, panic fear,… Isn’t it very strange that you can have such an opposite feeling by doing exactly the same exercise.

Welcome to the collection phase . After you have written it all down to paper, you have to process it. This means that you have to execute a list of actions on this pile of paper. The next phase in the 5 phases process of GTD. This is for a next post.

It has been a while since I blogged something. The main reason is that I was very busy. But being very busy is not a good reason. We will always be busy, all of our lives. I was just caught in the busy-trap. Busy doing what? Well, Iat this moment I am contracted in a large company in the energy market as a Domain Expert SharePoint (since 2008), and I run (with an associate) a company in IT (Retail, business to business). I am also married and have got kids. So what was I actually doing? To be honest, sometimes I didn’t knew what I was doing, or what I was not doing and should be doing. Does this sound familiar?

A long time ago, a good friend of mine named Marcel told be some things about Getting things done and 7 habits of highly effective people. At that moment, I wasn’t ready for that life changing information, so I did absolutely nothing with it.

A few months ago I read Getting things done , ‘The Art of Stress-Free Productivity’ from David Allen.  This was that a life changing moment. After reading this book, I started looking on how to implement this in my life. This was definitely not a simple assignment..

Anyhow, these moments were life changing and therefore I will share this very useful information with you

I’ll do my best (and added it as a Next Action to my action list) to post on a daily base something about why this thing matters for me.