Step 3: Organize Stap 3: Organiseer

The next step in the process work flow is organize.


You organize everything in a set of lists which you can use to track the items awaiting your attention. It doesn’t matter where this list is. You can have it on a computer, a PDA, IPhone, on paper, on your legs. It doesn’t matter (except for yourself, especially if the list is on your legs :-) ) where you keep these lists, as long as you have it. I’ll provide my setup in a later post.

Next actions

All next actions are gathered in this list. You can (and please do so:-) ) provide a context to these next actions. This context are extra information for how/where/which they can be don, such as :

  • In the office
  • at the phone
  • at the computer
  • at the store

An example is at the phone. Imagine you just had a great lunch meeting, but your stomach is demanding more attention and all your blood and power is concentrated to digest your great meal. Maybe this is a good moment to do some phone calls. Some low level, low brainpower phone-calls. Then you take your next action list and filter on the context ‘at the phone’.  The execution of actions is also related to your physical and mental energy. If your energylevel is very low, like you have the thinking peformance of an insect, what do you need to do.. Low level next actions. You can refill your stapler or give your plants in the office some water, or organise your email, or desk. (you can be sure that at a certain moment, when you are full of energy, and need to staple some important documents for and important business criticall meeting you run out of staples … Use your ‘braindead’ moments good :-)

Project

If something you have to complete takes more than 2 next actions, it is  aproject. It might be someway difficult to get used to this idea (it was for me), but it helps a lot. Theses projects should be reviewed regulary to make sure every (current) project has a next action associated with it, and hence can be moved forward.

Waiting for

On this list all actions are stored that have been delegated to someone else. So before you can proceed the project this is tracked in this list and you should check it periodically if an action is due or needs a reminder to be sent.

Someday/Maybe

These are possible later action things. Somethingyou might do, but not now, maybe mater, maybe not.  You might do this someday, but not right now. For example “look for a holiday to Venice” or “learn Microsoft SharePoint development”

The calendar

Your calender is important to keep track of all appointments and commitments. The calendar contains the big stones you can put into a bigg glass. When you fill the glass with big stones, there is still plenty place left to keep filling it with little stones, and eventually with sand. So don’t fill in your calendar for 100% , because you will get interuptions that will mess up your schedule. Don’t plan more then 60% of your day.

What else is on your agenda? Everything that would ‘die’ if you don’t do it at that time. for example deadline driven next actions

De volgende stap in de workflow is organiseren.

Je organiseert alles in lijsten zodat je de openstaande acties kan opvolgen. Het maakt eigenlijk echt niet uit waar deze lijst is. Je kan ze bijhouden op je computer, op een PDA, op je IPhone, op papier of je kan ze zelfs op je benen schrijven (het maakt uiteraard wel uit voor jezelf als je ze op je benen schrijft :-) ), zolang dat je de lijst(en) maar hebt. Ik zal in een volgende post mijn GTD installatie beschrijven.

Next actions

Alle next actions zijn verzameld en staan genoteerd in deze lijst. Je kan (en ik raad het sterk aan) een context voorzien voor deze next actions. De context is extra informatie over hoe, waar of waarmee je deze next action kan voltooien. Enkele voorbeelden :

  • Op kantoor
  • aan de telefoon
  • aan de computer
  • op het internet
  • in de winkel

Waarom is deze context belangrijk? Stel je hebt net een goede lunch meeting gehad, maar op moment dat je terug op kantoor bent gaat al je beschikbare energie naar je spijsvertering. Dit is misschien een goed moment om wat telefoontjes te doen. Enkele low level, low brainpower telefoongesprekken die je dan kan voltooien en afpunten op je lijst.  Je neemt dus de lijst next action met context aan de telefoon en voila, daar heb je een overzicht van alle telefoongesprekken die je nog moet voeren.

Een algemene regel is dat je energieniveau ook zeer belangrijk is. Zowel je lichamelijke als je psychologische energie. Als je energieniveau en je denkkracht nog de grootte heeft van een insect, wat moet je dan doen. Dingen die je kan doen met deze niveaus van energie of denkkracht. Vul je nietjesmachine bij, of geef je planten in kantoor water (wacht niet tot ze afgestorven zijn) Geloof me, als je dit niet doet zal je op een bepaalde dag, wanneer je een overvloed aan energie en denkkracht hebt een document afdrukken, en dit document moet je meenemen naar een superbelangrijke vergadering maar je moet het eerst nog nieten. Net dan merk je dat je nietjesmachine zonder nietjes staat te staan op je bureau. –> STRESS.
Of ineens merk je op dat alle planten in je kantoor dood zijn…
Gebruik je ‘braindead’ momenten goed :-)

Project

Als de voltooing van iets meer dan 2 next actions vereist, is het een project. Yep, soms moet ik zelf nog aan dit idee wennen, maar het is wel iets dat werkt. Deze projecten dien je regelmatig na te kijken om zeker te zijn dat elk project zijn next action heeft om het project verder te sturen richting voltooing.

Waiting for

Op deze lijst houd je alle actions bij die je gedelegeerd hebt naar iemand anders. Via deze lijst kan je deze acties allemaal opvolgen en indien nodig een herinnering sturen.

Someday/Maybe

Dit is de lijst bevat  eigenlijk niet ‘actionable’ zaken die je misschien later zou kunnen doen. bvb ‘informatie zoeken voor een reis naar Peru’ of ‘leren ontwikkelen op SharePoint’

De kalender

Je kalender gebruik je om je afspraken bij te houden. De opvulling ervan is eigenlijk een zeer groot glas waat je stenen in legt. Tussen de stenen is er nog plaats voor kleine keitjes , en daarna is er nog plaats voor zand en daarna nog voor water. Dus je agenda bevat de ‘grote’ zaken. Plan nooit meer dan 60% van je dag, want als je dit wel doet ga je serieuze problemen krijgen als er iets of iemand tussenkomt.

Wat staat er nog in je kalender? Alles dat zou sterven (ik vind de uitspraak ‘Anything that would die’ zo goed dat ik ze in het Nederlands gewoon letterlijk vertaal maar het klinkt veel serieuzer in het Engels). Dus alles dat een negatief gevolg kan hebben als je het niet voltooid voor een bepaald tijdstip. Alle deadline gestuurde acties dus.


About Patrick Sledz

Patrick works as a consultant. He assists organizations to deliver SharePoint business value and create the awareness in these organizations that only a strong technical team is not sufficient to deliver this added value.

Tagged , , , . Bookmark the permalink.